425 Broadcast Text Messaging

RATIONALE: 短信是一种沟通方式，韦德体育app官网(大学)可以利用与大学社区沟通. 消息可以传递给广播分发、目标组或个人. 广播文本通信必须遵守联邦通信委员会的规定, industry standards, and campus protocols. 本政策旨在为正确使用广播短信提供指导.

POLICY:

1. 用于紧急情况和应急准备目的, 该大学将使用广播短信向所有学生提供信息, faculty and staff, 以及其他与大学有关联的人，他们选择注册接收这些信息.  但那些先前已采取行动“选择退出”接收此类通知的人除外. 
2. 用于紧急情况和应急准备目的以外的所有广播短信, 个人必须“选择加入”(称为“事先同意”)，通过选择在网站或文件上接收消息来接收广播短信.  对于特定的消息意图，需要选择加入.e., 个人不能选择参加校园活动信息，也不能收到关于报名的广播短信).  
3. 任何授权的大学办公室都可以发送一个语音和一个文本内容的广播短信到一个电话号码，以供选择使用.  If, after that communication, 通知大学，个人不再希望收到广播短信, 大学办公室或院系必须将该个人从今后为此目的发送的所有广播短信中删除.
4. 任何授权大学办公室必须定期检查指定接收广播短信的电话号码对个人的有效性. 可以购买外部服务来检查号码，或者发送者可以发送请求，要求个人验证他们是否希望继续接收消息. 此步骤确保记录中的号码仍然与记录中的人员相关联. 如果记录的号码不再登记给记录的人, 这个号码必须从以后的所有交货中删除.
5. 接收信息的个人可能会被收取发送或接收信息的费用, 根据个人移动服务提供商的条款. 大学不负责任何个人的费用.
6. 广播短信通常应限制在单个文本中包含完整的信息, 一般不超过160个字符.
7. 大学不承担任何延迟接收任何广播短信的责任.
8. 广播短信不得作为传达重要信息或公告的唯一手段. 重要信息被定义为性质紧急或时间紧迫的内容.
9. OU OU AP&P #870 Software Regulations 获得短信服务必须遵循的规定.

SCOPE AND APPLICABILITY: 所有来自授权大学办公室的广播短信, 或代表大学以专业身份行事的任何获授权的大学雇员, are covered by this policy. 广播文本消息旨在为所需的通信提供额外的通道.  紧急情况和应急准备通信除外, 发送广播短信的目的应符合个人选择接收广播短信时所概述的收件人对短信内容的期望.   

DEFINITIONS:

广播短信和广播短信: 发送给大量受众的单向短信, 不是为了产生回应，也不是为了进行个人的私人对话.  然而，实现的系统可能支持后续对话.

紧急情况和应急准备目的:  沟通目标仅限于以下方面——校园内个人健康和安全面临的迫在眉睫的威胁, 包括但不限于危险人物, threats of violence or harm, severe weather, fire, and exposure to hazardous materials or contagious illness; as well as unanticipated university closures, 全校范围内的课程取消, 宣布雪灾紧急情况和广播短信系统测试.  

Prior Consent: 在事件发生之前给予的许可，用于解释消息传递的意图, 并在数据库中保存许可记录.  在本政策中，“选择加入”一词表示“事先同意”.

Text Messages: 通过消息传递服务发送的电子消息, 通常从一个手机或手机信息服务发送到另一个单独的手机. 消息通常是文本的，但有些技术也支持语音、图像和视频消息. For the purpose of this policy, text, voice, image, 和视频信息统称为短信.

Authorized University Office: 部门副总裁授权的办公室和/或部门.

PROCEDURES:

授权大学办公室在获得大学传播和营销(UCM)的通信计划批准后，可以使用广播短信。. 例子包括但不限于传递有关录取的信息, 学术要求或截止日期, registration information, course cancellation, billing, 经济援助和其他对入学和学生成功有时间敏感性和必要的事项.

Authorized University Offices, in collaboration with UCM, 必须委任至少一名官员，代表所属部门负责监察及批准广播短讯的要求，以确保遵守下列规定:

1. 用于紧急情况和应急准备目的, 学校将定期更新广播短信接收人的电话号码列表，以确保这些信息能够传达给所有的目标受众，而不会被与学校没有联系的个人收到.  
2. 紧急情况和应急准备通信目的除外, 个人必须事先同意接收广播短信，并确保大学持有的联系信息是最新的.
3. 授权官员必须遵守有关内容的所有其他政策, as well as ensure the following:
   1. Content is accurate.
   2. Wording is appropriate.
   3. 语气是随意但专业的，在需要回应的时候以一个问题结束.
   4. List of recipients is correct.
   5. 广播短信中的信息与个人和/或他们的学习直接相关.
   6. 广播短信清楚地说明了个人需要采取的行动，或者信息对个人的影响，以及联系谁来获得额外的信息.
   7. 个人收到的广播短信数目应适当，以确保他/她会继续视广播短信为重要资料.
   8. 广播短信是在动作或活动有足够时间的情况下发送的.
   9. 定期验证用于发送广播短信的电话号码.
   10. 通过请求删除或发送广播文本信息失败而删除“事先同意”的个人将被立即删除.
4. 广播短信不得作为传达重要信息或公告的唯一手段. 广播短信必须有其他通讯手段的补充, such as an email or paper notice, to ensure that all individuals, 包括那些没有选择加入的人, receive the message. Broadcast Text Messaging must NOT be used for the following:
   1. 交流个人或机密信息.  
   2. 向大量人口发送一般的非紧急信息(如.g., "Fall classes start Monday!").
   3. Personal matters (e.g.、出售物品、告别信).
   4. 代表个人或学生团体的申诉(e.g., to attend social, cultural or sporting events, 除非个人选择接收关于这些主题的短信).
   5. 发送任何社会安全号码、密码、支付卡号码或任何受FERPA保护的数据.  These are strictly prohibited.
5. 所有广播文本消息都必须使用适当的标识符标记，以便收件人可以立即识别广播文本消息发送者.  For example, 如果授权官员正在发送初始广播文本消息, open with, "Hi, 我是公开大学招生办的克里斯·史密斯."  On subsequent communications, 授权官员可以在广播测试信息末尾签名:“-克里斯·史密斯, OU Admissions."  
6. 广播短信应该尽可能简洁(同时在适当的时候保持对话的语气)，并且应该直接针对个人.g. “你的财政援助表格要在周五交”，而不是“财政援助表格要在周五交”."). 应包括要点，如有需要，还应包括进一步的说明(例如.g. 查看你的电子邮件了解详细信息."). 
7. 缩写词和常用的信息行话可以根据听众或情况使用.
8. 大学技术服务必须批准所有消息服务和所有消息软件.

RELATED POLICIES AND FORMS: 

OU AP&P #482 University Closing

OU AP&紧急降雪停车

OU AP&P #605 Executive Policy Group 

OU AP&数据管理和信息安全

OU AP&系统管理职责

APPENDIX: